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A palavra “asana” refere-se a uma postura do yoga. Definida como “estar sentado em uma posição firme, mas relaxada”, essa ideia transmite uma sensação de foco e contentamento nas tarefas em questão, dando a você a capacidade de organizar suas metas e objetivos. Esta é também a natureza do Asana como um serviço.

No Asana, você trabalha em um espaço de trabalho, projetado como uma maneira de organizar todas as suas tarefas, metas, anexos e agendamentos. E você pode combiná-los para otimizar seus projetos e dar diretrizes claras a uma equipe. Isso oferece uma visão geral de todas as suas metas (nos negócios, na educação e na vida pessoal) e simplifica seu fluxo de trabalho.

A organização é a seguinte: Área de Trabalho> Equipe> Projetos> Tarefas.

Isso apenas mostra rapidamente como esse software de gerenciamento está configurado.

Como um aplicativo popular de gerenciamento de projetos, o Asana é usado por algumas das maiores corporações. Mas por que eles escolheriam a concorrência? Acessibilidade, por um. Ele oferece várias maneiras de conectar, compartilhar e acompanhar o progresso de sua equipe por meio de uma infinidade de integrações de APIs .

Isso tudo é grátis também. Asana permite que você faça um pouco com sua conta gratuita, concentrando-se em “tamanho” como uma medida geral para decidir se você precisa de serviços premium ou não. Você pode adicionar até 15 membros de equipe, 3 quadros e apenas um número escasso de recursos de luxo vem com pacotes premium. Luxos um negócio com mais de 15 pessoas valorizaria.

Então, vamos pular para o spread geral e como ele mede serviços similares como o Trello e o Basecamp .

Navegando em Asana: uma visão geral

Ao entrar pela primeira vez no Asana, você será saudado com esta página:

Tarefas do Asana

Esta é uma visão geral das tarefas atribuídas a você dentro do espaço de trabalho. Eles podem ser seccionados para melhor organização. Sob o cabeçalho da sua área de trabalho, você terá duas outras guias além da atual ( List ). O Calendário oferece um cronograma de tarefas atribuídas e atividades e datas importantes em seus projetos designados. A terceira aba, Arquivos , é para os anexos e arquivos salvos em projetos.

O menu à esquerda é a sua folha de referência. Este menu lateral pode ser fechado para uma melhor visualização. Nesse menu, você verá Meus Favoritos , que lista os projetos que você marcou como favoritos, Relatórios (isso contém principalmente serviços premium) e os membros de sua equipe listados com links para suas conversas e calendários.

Na parte superior da página, há três guias ( Minhas tarefas , Caixa de entrada e Painel ) e um “+” em um círculo laranja. Você pode ir para uma lista das tarefas atribuídas a você (ou você atribuiu), uma caixa de entrada para atividade em assuntos seguidos e conversas.

painel de controle

O painel é um recurso incrível. É um resumo do projeto, permitindo que você defina o status dos projetos e, em geral, acompanhe o progresso de um projeto. O aspecto mais notável aqui é o gráfico binário. Isso mostra uma exibição dimensionada de tarefas concluídas e incompletas nos projetos.

O “ + ” é para adicionar tarefas e projetos, iniciar conversas e convidar membros da equipe por email.

Por último, mas não menos importante, no lado direito da tela, ao lado de Ajuda e Atualização , você verá as opções da sua conta. Nesta seção, você encontrará um conjunto típico de configurações de perfil. Mas também é onde você pode criar (e excluir) seus espaços de trabalho.

Você também pode ajustar as configurações da sua área de trabalho, desde renomeá-la à visão geral de membros até a configuração do controle de tempo. Se você usa o aplicativo Harvest , essa é uma integração fácil de configurar. A última opção oferecida a você nas configurações da área de trabalho é a capacidade de converter uma área de trabalho em uma “Organização”, vinculando a conta de e-mail da sua obra.

Agora que você está familiarizado com a página inicial, vamos entrar nos projetos reais.

Placas e Listas

Você tem algumas opções de como abordar um projeto. Dependendo de suas necessidades, você pode exigir uma lista formatada ou uma apresentação em estilo de quadro. O estilo de lista que você já viu, mas as placas são um pouco diferentes. Criado para permitir que você visualize o fluxo de trabalho e seu progresso, esse estilo é a abordagem mais usada.

Minha placa é configurada de uma maneira específica. Eu criei as colunas, como Novas atribuições e Tarefas aprovadas . Escolha seus próprios títulos e arranjos de fluxo de trabalho. Cabe a você e às suas necessidades. Independentemente do seu estilo de abordagem, eles ainda funcionarão essencialmente da mesma forma.

Tarefas

Vamos passar para a anatomia de uma tarefa, uma vez que provavelmente será sua função mais usada em Asana.

Esta é uma folha de tarefas:

Visão da Tarefa Asana

Começando pela esquerda, você pode atribuir pessoas de sua equipe à tarefa e, ao lado dela, adicionar uma data de vencimento. Também existe uma função “like”, que pode ser útil na fase de brainstorming de um projeto. Os próximos recursos afetam a tarefa em si:

  • Marcação:  Permite a filtragem, proporcionando acesso e referência mais rápidos.
  • Atribuir subtarefas: As  subtarefas são úteis para dividir tarefas maiores e mais complexas com várias variáveis.
  • Adicionar anexos:  você pode fazer isso via OneDrive, Dropbox, seu PC, Google Drive e Box.

Configurações de Tarefa

Exibido como “…”, esse link contém várias configurações relacionadas a tarefas, como excluir uma tarefa, copiar o URL da tarefa, imprimir, copiar e assim por diante. Uma função da nota, porém, é a opção “Marcar como dependente de …” . Isso é bom quando você tem alguém liderando uma tarefa ou tem uma tarefa que depende dos membros da equipe. Por exemplo, um projeto não pode começar até que a disponibilidade de um determinado parceiro seja determinada, ou uma tarefa deve ser aprovada por um líder de projeto antes de progredir. E assim por diante.

Sob a barra de ferramentas estão todas as informações sobre sua tarefa. Começando com o projeto (se você estiver usando uma placa, essa área também mostra a coluna em que está atualmente).

Você então tem o título da sua tarefa, sua descrição e quaisquer subtarefas que possam ser necessárias para a conclusão. No final, você tem sua atividade alimentada nessa tarefa. Há também uma seção de comentários na parte inferior – as subtarefas também podem ser comentadas. As tarefas, juntamente com a maioria das outras coisas, como Projetos, podem ser seguidas e essa atividade é exibida na sua caixa de entrada.

Aberto a integrações

Quando você trabalha em um esforço colaborativo, a comunicação em suas várias formas é a coisa mais importante a ser mantida. A Asana investiu muito em sua API e integrou várias ferramentas de produtividade, incluindo Dropbox , Google Drive , Zapier, Evernote, Zendesk e DigiSpoke, para citar apenas algumas. Isso proporciona maior acessibilidade e ajuda a solidificar o Asana como líder de ferramentas de produtividade . Afinal, atualmente é a preferência de muitas grandes empresas como Tesla, Uber e Samsung. Eles também são usados ​​por organizações e instituições educacionais como a NASA e a Universidade de Harvard.

Fundamentos do fluxo de trabalho do Asana

Um fluxo de trabalho é qualquer processo que leva você do início ao término de um projeto de maneira simplificada. E é precisamente isso que o Asana pretende fazer. Você pode até mesmo enviar tarefas entre as placas, essencialmente dando-lhe a capacidade de desconstruir um projeto ainda mais.

Então, as duas abordagens de Asana para as pranchas lhe dão alguma versatilidade. As listas são ótimas para projetos pessoais, especialmente aquelas que não possuem uma ordem ou progressão específica. Coisas como brainstorming, uma lista de tarefas, uma lista de compras e outras coisas que não precisam de uma visão geral da progressão funcionam bem aqui. Eu costumo pensar em uma lista como uma coluna ampliada de uma placa.

A abordagem ampla é provavelmente a mais comum nos últimos anos. Simples, difícil de desordenar e construído para uma visão geral imediata de um projeto. Você pode manipular como uma placa funciona de várias maneiras. No entanto, a maneira mais óbvia é aparente porque é apenas como a maioria de nossas mentes funciona quando se trata de progressão.

Pense no storyboard.

Você pode mover tarefas de seção para seção (tecnicamente, você pode pensar nelas como colunas).

Um aspecto de ter esses dois tipos de organização é sua capacidade de trabalhar em conjunto. Muitos serviços não fazem isso. É um ou outro.

Colocando Asana em Prática

Digamos que você esteja desenvolvendo um site WordPress focado em um produto. Ou talvez você seja um editor. Você tem algumas tábuas. Um é dedicado à funcionalidade e manutenção do seu site. Outra é para acompanhar suas fontes de receita para o site. Talvez você tenha alguns projetos de estilo de lista também. Uma lista das suas fontes de receita do site, talvez. Estes são bastante normais, mas que tal usar ambos os estilos em um sentido complementar? Na verdade, é por isso que ambas as abordagens são suportadas no Asana.

Vamos voltar para a ideia do blog. Você pode colocar isso em um formato de placa, pois facilita o acompanhamento do cronograma de publicação, estilo de storyboard. Às vezes, tudo que você tem são ossos sem carne, e é por isso que você também pode usá-los para fazer brainstorming.

Você pode adicionar o conteúdo do seu ou de um grupo em uma lista quase semelhante a um fórum, tratando cada tarefa como um “thread”. Isso permite uma contribuição em tempo real diretamente para um projeto, independentemente de onde alguém esteja localizado.

Você pode até usá-lo no inverso – usando um quadro para delinear uma parte de uma história e, em seguida, convertendo-a em uma lista projetada na forma de um “Índice” que você encontraria em um livro. Isso lhe dá a capacidade de simplificar a organização de qualquer editorial, livro, documento de pesquisa ou documento comercial.

Lembre-se de que você tem a opção de enviar tarefas entre projetos na guia “…” de uma tarefa também.

Para empreendedores e freelancers, ambas as abordagens podem atender a uma necessidade. Listas de clientes e resumos, placas de atribuição, o nome dele. Um excelente conceito de placa poderia cobrir tanto os custos operacionais quanto os requisitos. Tocando nas listas novamente, muitas pessoas autônomas precisam organizar seus custos de negócios e faturas de impostos. As oportunidades organizacionais aqui são ilimitadas.

Quando você pode colocar suas necessidades de vida em uma perspectiva organizada, até mesmo para atribuir tarefas domésticas ou organizar compromissos, você pode reduzir consideravelmente a carga de trabalho.

Empacotando

Asana se presta bem para a indústria de design e desenvolvimento web através de pesquisas e testes consistentes. Isso pode melhorar a forma como nos aproximamos das nossas necessidades organizacionais. Seu design e opções organizadas sobre como abordar um projeto o colocam à frente de muitos serviços, que tendem a duplicar em um método. No final, uma das características mais marcantes do Asana é sua integração e abertura para plataformas de negócios além de si mesmo.

Agora para você. Você usa Asana? Quais são alguns dos seus recursos favoritos? Como você integrou seu uso ao seu negócio? Adoraríamos ouvir seus pensamentos abaixo.

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